Avez-vous déjà envisagé vos discussions comme des outils de design bénéfiques pour le développement de votre entreprise ? Si stratégie et objectifs sont les maîtres-mots, l’analyse et la conception de vos rencontres peut faire évoluer encore plus efficacement les projets de votre organisation. StoryDéclik vous donne les principes clés pour initier la transformation de vos conversations, que ce soit en présentiel ou à distance.
« If there is more truth in the hallways than in meetings, you have a problem. »
Ed catmull, president of Walt Disney animation studio
DESIGN ET CONVERSATION
On ne rapprocherait pas naturellement ces deux termes, et pourtant, le design thinking (appliquer les processus du design pour résoudre différents défis) peut amener vos échanges au niveau supérieur. Une discussion devient ici un acte de création où chaque intervenant est un co-créateur. Le designer de conversation Daniel Stillman a répertorié les 9 éléments à prendre en compte dans la conception de vos entretiens.
Daniel Stillman, Good Talk: How to design conversation that matter, The conversation factory, 2020
PARTICIPANTS ET MODES DE PENSÉES
On l’oublierait presque, mais une réunion, c’est avant tout des gens ! Une des bases de la rencontre est d’avoir conscience du profil des participants. Au-delà du poste occupé dans l’organisme, certaines personnes ont un raisonnement stratégique (les « pourquoi ») alors que d’autres sont des ingénieurs (les « comment »). Il faut rechercher la diversité des approches tout en créant un équilibre. Il est également important que le facilitateur ou animateur connaisse son propre mode de communication pour pouvoir guider le groupe de manière neutre et efficace. Il doit instaurer un espace d’expression libre et bienveillant où chaque vision peut s’épanouir.
Utiliser un simple diagramme comme interface permet d’approfondir l’écoute et de clarifier les objectifs.
Daniel Stillman, Good Talk: How to design conversations that matter, The conversation factory, 2020
Lors des brainstormings créatifs, il existe également trois manières de fonctionner qui ont besoin les unes des autres pour avancer :
- Ceux qui ouvrent : Ceux qui aiment apporter de nouvelles idées sur la table (divergence).
- Les explorateurs : Soit la faculté de laisser les propositions respirer et les développer (émergence)
- Ceux qui ferment : Ceux qui n’hésitent pas à éliminer des options et à concrétiser les idées (convergence).
ALIGNER LES OBJECTIFS
Dans une discussion, plusieurs points de vue s’entremêlent : les objectifs internes (projet, entreprise), les objectifs externes (attentes des clients), mais aussi les objectifs personnels (évolution, reconnaissance). Aligner les différents buts permet d’augmenter la productivité de vos échanges.
En lien avec la cybernétique (science des interactions), la conversation peut être vue comme un objet systémique : chacun sonde le ou les interlocuteurs, envoie de l’information, expérimente, s’ajuste, corrige… dans une boucle continue. Le processus consiste à resserrer en permanence l’espace entre chaque position tout en créant de la valeur.
La gestion d’équipe basée sur les méthodes Agile ou Lean permet notamment de fixer des règles claires et un vocabulaire commun. Ces modes de coopération ludiques viennent aussi estomper les dynamiques de pouvoirs en déterminant les rôles et objectifs de chacun.
Paul Pangaro, Cybernétique des conversations, Entretien de The conversation factory, 2017
LE DIALOGUE COMME EXPÉRIENCE
Les êtres humains aiment faire partie d’une histoire positive. Chaque échange peut faire l’objet d’une expérience. C’est avec cet état d’esprit que vous devez inviter les participants et concevoir la rencontre. Il ne s’agit pas de voter le budget ou réorienter le projet X, mais de convier le groupe à un jeu avec des rôles, des règles et un but à atteindre.
Quelques conseils à suivre:
- Demandez à chacun son attention, son énergie et sa tolérance pour avancer ensemble.
- Cadrez la discussion en transformant les données en narration.
- Rythmer les échanges avec des tours de parole pour limiter les extravertis et mettre en lumière les introvertis.
- Soyez attentif à la prosodie (étude des sons et intonations) pour adapter vos réponses.
- Choisissez des interfaces et outils simples et pertinents. Il est par exemple préférable de mettre en place un google sheet sur drive que d’amener tout le monde a télécharger et prendre en main une nouvelle application.
- Organiser l’espace selon les objectifs de la rencontre (interaction, information…). Pensez à la disposition des tables de la salle ou au mode de présentation du logiciel (messagerie, chat, salles privées…).
Daniel Stillman, Good Talk: How to design conversations that matter, The conversation factory, 2020
Le design de conversation est un outil à ne pas négliger pour le succès de vos projets. Composition, rythme, relation entre jeu et attentes… etc. sont autant de critères à prendre en compte dans la conception de vos réunions. L’idée n’est pas de contrôler la parole, mais de la comprendre et de la cadrer pour encore mieux la libérer. Si vous pouvez changer la façon dont vous vous rencontrez et la façon dont vous dialoguez, vous pouvez changer votre organisation et innover davantage.
Pour aller plus loin, vous pouvez consulter l’ouvrage Good talk de Daniel Stilmann. Et si vous souhaitez appliquer le Design de conversation à vos réunions physiques ou virtuelles, l’équipe de StoryDéclik sera ravie de vous accompagner !
Contribution blogue – Emeline Rosendo
Crédit photo – Christina Wocintechchat