Le but d’une réunion est, comme son nom l’indique, de se réunir pour partager des idées et trouver des solutions. Cela signifie autant de personnalités avec lesquelles il faut composer, et pas toujours alignées sur l’objectif de la rencontre. Comment réagir quand deux participants se mettent à discuter ? Ou si quelqu’un choisit de contredire chaque intervention ? Ou encore, que faire du collaborateur qui passe son temps à regarder son téléphone ? StoryDéclik vous livre quelques conseils pour gérer les profils « perturbateurs » et garder le contrôle.
Créer un environnement favorable
La préparation est essentielle. Voici quelques points à suivre pour stimuler l’intelligence collective tout en minimisant l’impact des différentes personnalités.
- Inviter seulement les collègues et partenaires pertinents par rapport au thème de la séance. Si certains se demandent ce qu’ils font là, ils seront plus susceptibles de perturber le déroulé de la rencontre.
- Créer un environnement collaboratif. Pour favoriser l’engagement de tous, vous pouvez par exemple envoyer l’ordre du jour en amont avec des retours, ou encore prévoir un atelier participatif.
- Désigner un animateur. Il s’assurera de maintenir le rythme et le contrôle de la session. Engager un facilitateur externe est une bonne option.
- Instaurer un climat de communication ouvert. Privilégiez le travail en petits groupes, ou les brainstormings, plutôt que des discours unidirectionnels.
- Poser les règles de bases en introduction (ex : tout le monde doit parler). Déterminez les rôles et la manière dont les décisions seront prises.
- Annoncer un questionnaire de retour qui sera envoyé après la réunion. Cela court-circuitera certaines remarques non constructives qui pourraient survenir.
Gérer les personnalités difficiles : la bonne attitude
L’animateur doit faire preuve d’une grande agilité d’esprit. Il ne s’agit pas de prévoir toutes les parades possibles, mais de garder une attitude qui permettra de rester focus sur la poursuite de la réunion. Voici quelques lignes directrices :
- Aborder le sujet en privé ou en général. Si quelqu’un prend la parole sans y être invité et s’éloigne du thème, offrez-lui d’en parler en tête à tête lors d’une pause. Vous pouvez aussi adresser les remarques au groupe en général, sans distinguer les individus.
- Faire preuve d’empathie. Félicitez un aspect du comportement du collaborateur concerné ou exprimez votre inquiétude.
- Déceler la cause profonde derrière l’intervention. Posez des questions qui permettront de confirmer le problème ou comprendre les blocages. Par exemple, si un auditeur manque d’intérêt, peut-être y a-t-il quelque chose à revoir au niveau du projet ou de l’équipe.
- Obtenir un accord sur la façon dont la situation sera gérée à l’avenir. Assurez-vous ici que la solution s’attaque à la raison profonde.
Quelques profils types et exemple de parades
- Le récalcitrant. Jamais d’accord, il interrompt et contredit tout en permanence.
D’abord, essayez de comprendre ses blocages. Vous pouvez aussi lui demander quelles sont les solutions qu’il a en tête. Éventuellement, confiez-lui une tâche dans laquelle il excelle afin de l’impliquer.
- L’expert. Il argumente en permanence et donne son avis sur tout.
Ne soyez pas frontal, mais apaisez et différez ses interventions. « Ce que tu dis est très intéressant, note-le, on en reparlera à la fin de la réunion ». (Il est très probable que ses observations ne soient plus pertinentes à ce moment-là.) Offrez-lui pourquoi pas, avec l’accord de tous, d’animer la séance sur un point précis.
- Le rigolo. Il aime amuser la galerie et profite du public à sa disposition.
Riez tous ensemble à la première blague et remerciez-le pour ce moment de détente. À la deuxième intervention, ramenez en douceur le groupe sur le sujet du jour et proposez de savourer son humour à la cafétéria.
- Le retardataire. C’est dans son habitude. Il arrive toujours après l’introduction.
Ne l’attendez pas pour démarrer et ne lui réexpliquer jamais ce qu’il a manqué. À son arrivée, vous pouvez le culpabiliser avec un silence : « Nous attendons que Michel s’assoie ». Sinon, déstabilisez-le avec ironie : « Voilà, nous venons d’aborder l’essentiel de ce que vous devez retenir ! ». Enfin, n’hésitez pas à rappeler les règles de bienséance « La rencontre était à 10h, merci d’être à l’heure pour le respect de tous. »
- L’abandonnique. Il se lève discrètement et quitte la salle avant la fin.
Mettez en lumière son départ en lui demandant quelle est l’urgence ou s’il y a un problème. Pour engager sa responsabilité, suggérez que quelqu’un lui fasse un compte rendu le lendemain.
- Le conteur. Quand il prend la parole, vous savez que cela va durer plusieurs minutes. Interrompez-le et remerciez-le pour les explications. Puis interrogez-le sur l’argument de base de sa démonstration. Rappelez d’être bref pour que chacun ait le temps de s’exprimer et se sente à l’aise.
- Le bavard. Il parle sans arrêt avec son voisin.
En restant calme, demandez-lui de partager la conversation pour que tout le monde profite de ses remarques.
- L’accro aux technologies. SMS, ordinateur… Il semble absent et perturbe l’attention générale. Établissez un code : pas d’appels pendant la réunion. Vous pouvez proposer un gage à chaque fois que quelqu’un regarde un écran (ex. : écrire le compte rendu), ou encore inviter les participants à déposer leurs téléphones dans une boîte à l’entrée.
- L’homme invisible. Silencieux ou endormi, ce participant occupe l’espace sans apporter au débat, voire le dérange par une attitude dédaigneuse ou des soupirs. Suggérez-lui avec humour de se coucher plus tôt la veille des réunions ou d’avaler des vitamines aux repas. Soyez également ferme sur le fait que tout le monde doit parler et donner son avis pour prendre les décisions.
- L’attaquant (verbal ou physique). Si vous sentez que l’ambiance devient trop énergique, ramenez le calme. Placez-vous debout derrière les personnes qui argumentent pour garder l’autorité. Évoquer la coopération dans le respect. Si besoin, faites une pause ou stopper la rencontre.
- L’accro au travail. Il ne s’arrête jamais. Même en réunion, il semble avoir toujours quelque chose de plus urgent à régler et ne se sépare pas de son ordinateur. Rappelez gentiment que l’attention de chacun est nécessaire et instaurez que tout ce qui se fait ou se dit dans les deux prochaines heures doit concerner l’ordre du jour.
Si cet aspect psychologique des réunion vous interpelle et que vous souhaitez approfondir, de nombreux ouvrages existent sur le sujet.
Lors d’une réunion, il faut amener le groupe vers les objectifs tout en composant avec chacun des caractères en présence et limiter les dérapages. Le succès réside dans le mélange entre une bonne préparation, le choix du facilitateur et des techniques de gestion pertinentes. Restez calme et flexible, et n’oubliez pas que certains comportements gênants peuvent être un atout dans d’autres contextes. Savoir mettre à profit les diverses personnalités d’une équipe est souvent ce qui amène la réussite des projets.
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Contribution blogue : Emeline Rosendo
Photo : Michal Parzuchowski