« La plus grande erreur que font les gens est de supposer qu’influencer quand on se rencontre en face-à-face est la même chose qu’influencer quand on interagit virtuellement. Ce n’est pas le cas. Les règles sont différentes parce que les gens réagissent différemment lorsqu’ils interagissent virtuellement ».
Lee E. Miller, Influence, Power and the U Perspective : The Art of Getting What You Want.
Les réunions en ligne font désormais partie du quotidien des entreprises. Si le télétravail nous aide à gagner du temps, mener des rencontres virtuelles productives et collaboratives est un challenge. Problèmes de connexion et de délais, concentration des participants ou encore structuration des arguments sont autant de points à anticiper.
En tant que spécialiste de l’organisation de rencontres d’affaires à distance sur des plateformes comme Zoom, Teams, Slack, Miro ou Mural, StoryDeclik vous partage la To-Do liste idéale du collaborateur 2.0.
Tester le système
La technologie est à votre service (et pas l’inverse!). Au moins 20 minutes avant la réunion, connectez-vous, faites des tests d’affichage vidéo, de lumière et de micro. Désactivez aussi les diverses notifications et vérifiez que vos documents s’affichent de manière rapide et lisible.
Travailler la première impression
Quand vous vous présentez en ligne, votre environnement virtuel devient votre marque personnelle. Assurez-vous de ne pas être distrait par votre entourage, soignez votre apparence et votre arrière-plan. Cela vous aidera non seulement pour vous concentrer, mais enverra aussi une image professionnelle à vos interlocuteurs.
Définir ses objectifs
Préparez soigneusement les points de votre intervention et un ou plusieurs arguments pour chacun. Maîtriser votre sujet vous permettra de pouvoir rebondir ou parer d’éventuelles objections de vos collègues.
Connaître son auditoire
Il est important d’envoyer un courriel de présentation des participants et des objectifs avant la réunion. Ainsi, chacun sait quand et pourquoi il doit intervenir, et surtout à qui il s’adresse, afin d’adapter son discours.
Maîtriser le langage corporel
L’écran ne pardonne pas. Vous avez en permanence l’ensemble des participants sous les yeux, voire en gros-plan quand ils prennent la parole. Ici aussi, pas de secret, entraînez-vous! Pourquoi-pas vous filmer avant la rencontre pour repérer vos tics de comportements parasites?
Désigner un modérateur
En ligne encore plus qu’en présentiel, les échanges doivent être rythmés pour assurer la concentration et l’engagement de tous. Afin d’éviter toute cacophonie et que l’ordre du jour soit respecté, il est important qu’une personne soit en charge de définir la durée de la réunion et de répartir les temps de parole.
Briser la glace
Parcourez la salle de réunion virtuelle et demandez à chacun de se présenter. Cela permettra de donner le ton. Pour favoriser l’attention des participants dans le bureau virtuel, il peut aussi être intéressant de commencer par un petit exercice de team-building, comme un quiz ou un objet de l’écran à décrire et à faire deviner.
Utiliser un tableau blanc virtuel
Afin de favoriser le partage d’idées et réaliser des brainstorming ludiques, vous pouvez utiliser des applications de collaboration visuelle comme Mural ou Miro. Si vous souhaitez aller encore plus loin dans la co-création dématérialisée, vous pouvez mettre en place des ateliers collaboratifs avec des méthodes comme le Design sprint. L’équipe de StoryDéclik peut vous accompagner dans le choix des outils les plus adaptés à vos projets.
Être convaincant
Le côté “direct “ de la rencontre en ligne peut paraître intimidant, mais si vous savez en tirer parti, il peut vous permettre de briller. Ne vous en privez pas! Au-delà des arguments, l’attitude et la manière de délivrer le message sont les clés pour captiver votre audience. Structurez votre intervention, prenez à partie vos collaborateurs, illustrez par des exemples et des chiffres, et si vous êtes à l’aise, pourquoi pas mettre un peu d’humour! Si vous avez besoin d’inspiration, n’hésitez pas à jeter un œil à nos ateliers.
Soigner la première impression…et la dernière!
Envoyez un courriel après la réunion afin de résumer les points-clés énoncés, les actions à mettre en place et les deadlines. De cette manière, chacun ressort du meeting avec des objectifs clairs et la sensation que la réunion a été efficace!
Contribution blogue : Emeline Rosendo
Crédits photos : Paul Millerd, Bench Accounting